POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD CMX S.A.S.

La Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma. Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de CMX S.A.S., siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por CMX S.A.S. se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue. Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, CMX S.A.S. adopta esta Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales, en la cual se encuentran todas las medidas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

CONTENIDO

I. Objetivo

II. Alcance

III. Definiciones

IV. Autorización para el tratamiento de datos personales

V. Principios Aplicables al tratamiento de datos personales

VI. Finalidades del tratamiento de datos personales

VII. Tratamiento de los datos personales

VIII. Derechos del titular de datos personales

IX. Deberes del Responsable y Encargado del tratamiento de los datos 

X. Procedimientos para presentar consultas y reclamos y área encargada de atenderlos

XI. Información sobre el responsable del tratamiento

XI. Aviso de privacidad

XII. Consideraciones Especiales 

XIII. Vigencia y modificación de la política de tratamiento de datos personales

OBJETIVO

CMX S.A.S., en desarrollo de su objeto social y en su calidad de titular en el territorio de la República de Colombia de la marca SKINREPUBLIC, desarrolla a través del sitio web www.skinrepublic.com.co actividades de promoción, comercialización, venta y distribución de productos cosméticos, dermocosméticos y complementos relacionados con el cuidado estético y el bienestar integral, así como la gestión de contenidos informativos, campañas comerciales y atención de usuarios asociados a dicha marca.

En virtud de lo anterior, CMX S.A.S., (en adelante SKIN REPUBLIC) ha decidido adoptar la presente Política, la cual establece las condiciones de la organización, las obligaciones de los intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, el régimen de funcionamiento y los procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que, en desarrollo de las actividades asociadas a la marca SKINREPUBLIC, se requiera recolectar, usar, almacenar, actualizar, corregir, ceder o suprimir.

Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulan la protección de datos personales.

ALCANCE

La presente Política de Protección de Datos Personales es aplicable a toda la información personal que SKIN REPUBLIC recopile, almacene, use, circule o procese en el desarrollo de sus actividades, con el propósito de prestar sus servicios y cumplir con las obligaciones legales, contractuales y corporativas que le corresponden. Esta política cobija a todos los titulares de datos personales vinculados con la Compañía —empleados, contratistas, clientes, proveedores, aliados, accionistas y demás partes interesadas—, salvo aquellos casos expresamente exceptuados por la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

DEFINICIONES

Para los efectos de esta política para el tratamiento de datos personales se entiende por:

1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Este concepto comprende en especial, pero sin limitarse, los siguientes grupos de interés: clientes, accionistas, aliados, proveedores, contratistas, potenciales clientes, candidato en proceso de selección de personal, usuarios y empleados.

2. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión.

3. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

4. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

6. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, lo cual comprende en especial lo siguiente: nombres y apellidos, número de identificación, números de cuentas bancarias, correos electrónicos e información socioeconómica.

7. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor.

8. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales que son incluidos en las bases de datos de SKIN REPUBLIC provienen de la información recolectada en virtud de vínculos propios del desarrollo de su objeto social, comerciales, contractuales, laborales, o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, aliados, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general.

Al momento de la recolección de datos personales, SKIN REPUBLIC solicitará a los titulares la autorización para el tratamiento de los mismos, de manera previa, expresa e informando a estos: (i) los tratamientos que realizará SKIN REPUBLIC y las finalidades específicas del tratamiento; (ii) sobre la libertad de responder las preguntas dirigidas a menores de edad o sobre datos sensibles; (iii) los derechos que tienen los titulares frente a SKIN REPUBLIC y demás encargados y responsables del tratamiento, y los medios para ejercerlos; (iv) la identificación de SKIN REPUBLIC como responsable del tratamiento; y (v) la ubicación de la presente Política. 

Los datos personales recolectados por SKIN REPUBLIC, son almacenados a través de medios físicos y digitales, propios o contratados con proveedores especializados, procurando salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal de los titulares.

SKIN REPUBLIC podrá obtener la autorización de los Titulares de los datos personales: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. 

SKIN REPUBLIC conservará prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de datos personales en SKIN REPUBLIC se rige por los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada y, por tanto, se realizará conforme a lo dispuesto en la ley y en las demás normas que la desarrollen.

• Principio de libertad: El tratamiento solo podrá efectuarse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos en los que exista mandato legal o judicial que releve de esta autorización.

• Principio de finalidad: Los datos personales serán tratados exclusivamente para fines legítimos, de acuerdo con la Constitución y la ley, los cuales serán informados previamente al titular.

• Principio de veracidad o calidad: La información objeto de tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En consecuencia, queda prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, inexactos o que puedan inducir a error.

• Principio de transparencia: En todo momento se garantizará el derecho del titular a conocer, sin restricciones, la existencia y el tratamiento de sus datos personales por parte del responsable o encargado.

• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos estará limitado por la naturaleza de la información, la ley y la Constitución. En consecuencia, solo podrán acceder a ellos las personas autorizadas por el titular o la ley. Los datos personales, salvo aquellos de carácter público, no podrán divulgarse en medios masivos, salvo cuando el acceso sea técnicamente controlable y restringido a los titulares o terceros autorizados.

• Principio de seguridad: El responsable y/o encargado del tratamiento adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger la información personal, evitando su adulteración, pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o fraude.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos no públicos deberán garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la compañía. Solo podrá suministrarse o comunicarse dicha información en los casos autorizados por la ley y bajo los términos en ella establecidos.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales de los titulares son recolectados y tratados por SKIN REPUBLIC en desarrollo de su objeto social, el cual comprende la promoción, comercialización, venta y distribución de productos cosméticos, dermocosméticos y complementos asociados al cuidado estético y al bienestar integral, así como la gestión de contenidos informativos, campañas comerciales, procesos de atención al cliente, gestión de pedidos, envíos, facturación, fidelización, mercadeo y demás actividades directamente relacionadas con la operación digital de la marca. El tratamiento se realiza conforme las siguientes finalidades: 

Finalidades para Proveedores y Aliados: 

1. Efectuar las gestiones necesarias para la negociación, celebración, ejecución, seguimiento y terminación de los contratos celebrados con proveedores, contratistas y aliados comerciales.

2. Gestionar, desarrollar y mantener las relaciones comerciales, civiles y contractuales con proveedores, operadores logísticos, agencias de mercadeo, plataformas tecnológicas, pasarelas de pago y demás terceros que intervienen en la operación digital de la marca.

3. Ejecutar debidamente los convenios comerciales y acuerdos de colaboración celebrados con terceros aliados.

4. Efectuar las gestiones necesarias para el desarrollo del objeto social de CMX S.A.S. en relación con la operación de la marca SKINREPUBLIC.

5. Contactar a los titulares por medios físicos, electrónicos o digitales para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales.

6. Compartir datos con proveedores logísticos, operadores de pago, plataformas tecnológicas, agencias de mercadeo y demás terceros que intervengan en la operación del negocio, exclusivamente para el cumplimiento del objetivo contractual o comercial.

7. Transmitir y/o transferir datos personales a terceros, nacionales o internacionales, cuando sea necesario para actividades administrativas, tecnológicas, operativas o de soporte.

8. Enviar información institucional, comercial o administrativa relacionada con el estado de las relaciones contractuales.

9. Gestionar solicitudes, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

10. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.

11. Realizar análisis de mercado, estudios estadísticos y evaluaciones de desempeño de proveedores y aliados.

12. Evaluar la eficiencia de los procesos internos, con enfoque en mejora continua y sostenibilidad.

13. Determinar contenidos publicitarios y audiencias para campañas digitales o físicas.

14. Evaluar el impacto y resultados de campañas publicitarias.

15. Realizar actividades de mercadeo, publicidad o difusión institucional, incluyendo el uso de imagen, voz o material audiovisual, previa autorización.

16. Realizar capacitaciones, entrenamientos y difusión de políticas internas.

17. Evaluar el cumplimiento, calidad y desempeño de los servicios prestados.

18. Optimizar procesos internos mediante análisis de indicadores operativos.

Finalidades para Clientes y Consumidores: 

1. Efectuar las gestiones necesarias para la promoción, comercialización, venta y distribución de productos a través de www.skinrepublic.com.co.

2. Gestionar, desarrollar y mantener la relación comercial con clientes y consumidores.

3. Contactar al titular por medios físicos o digitales para la ejecución del vínculo contractual.

4. Realizar análisis estadísticos, estudios de mercado y de comportamiento digital para mejorar la experiencia del usuario.

5. Prevenir el fraude, verificar identidad y garantizar la seguridad de las transacciones.

6. Gestionar procesos de postventa: garantías, cambios, devoluciones y servicio al cliente.

7. Transmitir y/o transferir datos a proveedores, aliados comerciales, operadores logísticos y pasarelas de pago, nacionales o internacionales.

8. Procesar pagos, gestionar pasarelas electrónicas y verificar transacciones seguras.

9. Enviar información sobre promociones, lanzamientos, novedades y beneficios de la marca.

10. Realizar encuestas de satisfacción y análisis de experiencia de compra.

11. Gestionar el acceso a la cuenta del usuario, pedidos, historial de compras y atención digital.

12. Captar, almacenar y utilizar imágenes, audios o videos de clientes en eventos o campañas, con fines institucionales o publicitarios, previa autorización.

Finalidades para Empleados, Colaboradores, Accionistas y Terceros Relacionados: 

1. Gestionar las relaciones laborales, contractuales, comerciales y societarias con personas vinculadas a CMX S.A.S.

2. Adelantar procesos de selección, evaluación y verificación de información.

3. Gestionar nómina, pagos, aportes a seguridad social y obligaciones laborales.

4. Apoyar procesos de bienestar y seguridad laboral.

5. Cumplir obligaciones legales laborales, tributarias y de seguridad social.

6. Captar y utilizar material audiovisual en actividades institucionales.

7. Incorporar dicho material en piezas informativas o corporativas.

8. Difundirlo en medios internos o externos.

9. Conservar material audiovisual como parte de la memoria corporativa.

10. Transmitir y/o transferir datos a terceros que presten servicios administrativos, tecnológicos o de apoyo.

Finalidades para Visitantes del Sitio Web y Plataformas Digitales: 

1. Garantizar la seguridad y funcionamiento de www.skinrepublic.com.co.

2. Analizar información de navegación mediante cookies u otras tecnologías, con consentimiento previo.

3. Contactar a usuarios que realicen solicitudes por medios digitales.

4. Atender consultas, peticiones, quejas y reclamos.

5. Captar y difundir material audiovisual de campañas, eventos o lanzamientos, con fines promocionales.

6. Transmitir y/o transferir datos a proveedores tecnológicos, agencias de marketing o aliados necesarios para la operación digital.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Límite temporal del tratamiento de datos personales

SKIN REPUBLIC dará tratamiento a los datos personales por el término que sea razonable y necesario, el cual no será inferior al término de duración de SKIN REPUBLIC o de la relación contractual, legal o comercial que se tenga con el titular de los datos personales. Una vez cese la finalidad o la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de SKIN REPUBLIC o serán archivados bajo medidas de seguridad adecuadas, a efectos de sólo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

B. Tipos de datos personales que son tratados por SKIN REPUBLIC 

En desarrollo de las finalidades descritas en la presente Política, SKINREPUBLIC, recolecta, almacena, usa, circula y suprime, según corresponda, los siguientes tipos de datos personales:

1. Datos de carácter personal general

• Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento, usuario, firma, entre otros.

• Datos de contacto: dirección, correo electrónico, teléfonos, redes sociales.

• Datos de ubicación: dirección de envío, ciudad, país, dirección IP, geolocalización aproximada.

• Datos demográficos: edad, fecha de nacimiento, género.

• Datos de facturación y compras: historial de pedidos, medios de pago (sin almacenar datos completos de tarjetas), productos adquiridos, reclamaciones.

• Datos de navegación y comportamiento digital: cookies, direcciones IP, tipo de navegador, tiempo de permanencia, páginas visitadas, preferencias de consumo.

• Datos laborales y comerciales (proveedores y aliados): cargo, empresa, datos financieros, referencias.

• Datos académicos (cuando aplique para procesos de selección o formación).

• Datos de imagen y audiovisuales: fotografías, videos, grabaciones de voz en campañas, eventos, atención al cliente o actividades promocionales.

2. Datos públicos

SKINREPUBLIC podrá tratar sin autorización previa del titular los datos personales de naturaleza pública, incluidos aquellos contenidos en:

• Registros públicos.

• Documentos públicos.

• Sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva legal.

• Resoluciones administrativas en firme.

Lo anterior no exime a SKINREPUBLIC del cumplimiento de los demás principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes.

3. Datos sensibles

SKINREPUBLIC restringirá el tratamiento de datos sensibles a lo estrictamente indispensable, y solo cuando:

• El titular haya otorgado autorización previa, expresa e informada.

• Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.

• Sea requerido para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o administrativo.

En ningún caso el suministro de datos sensibles será obligatorio, salvo cuando la ley lo exija.

4. Datos de niños, niñas y adolescentes

En caso de que SKINREPUBLIC recolecte y trate datos personales de niños, niñas y adolescentes, garantizará el respeto al interés superior del menor y a sus derechos fundamentales, solicitando autorización previa al representante legal y garantizando el derecho del menor a ser escuchado.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando cumpla los siguientes requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

• Cuando se cuente con autorización previa y expresa de su Representante.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado. La opinión del menor será valorada según su madurez y capacidad.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de estos datos deberá garantizar su uso adecuado conforme a esta Política, la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios y otras disposiciones relacionadas. La familia y la sociedad también deben vigilar el cumplimiento de estas obligaciones.

Según los artículos 44 y 45 de la Constitución Política de Colombia y el Código de Infancia y Adolescencia, los derechos de niños, niñas y adolescentes deben aplicarse con prevalencia. La Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional señala que sus opiniones deben ser tenidas en cuenta al tratar sus datos personales.

C.  SKIN REPUBLIC actuando como encargado del tratamiento de Datos Personales:

SKIN REPUBLIC podrá recibir en calidad de encargado del tratamiento, los datos personales de los titulares proporcionados por terceros con los que tenga un vínculo contractual, sujetándose en estos eventos al cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

D. Transmisión y transferencia de datos personales a terceros 

SKIN REPUBLIC podrá transmitir o transferir los datos personales recolectados a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, incluyendo las matrices, filiales y subsidiarias de SKIN REPUBLIC, para el ejercicio de cualquiera de las finalidades antes descritas. En todo caso, SKIN REPUBLIC adoptará las medidas legales y tecnológicas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales, y exigirá a los encargados del tratamiento el cumplimiento de los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. 

E. Uso de cookies

Una cookie es un pequeño archivo de texto que se almacena en el dispositivo del usuario (computador, tableta o teléfono móvil) cuando visita un sitio web, el cual permite reconocer su navegador, recordar sus preferencias y facilitar su navegación en futuras visitas.

SKINREPUBLIC, utiliza cookies propias y de terceros con las siguientes finalidades:

• Garantizar el correcto funcionamiento del sitio web www.skinrepublic.com.co.

• Recordar las preferencias del usuario (idioma, sesión, productos visualizados, carrito de compras).

• Analizar el comportamiento de navegación para fines estadísticos y de mejora de la experiencia de usuario.

• Personalizar contenidos y mostrar publicidad relevante, de acuerdo con los intereses del usuario.

• Medir la efectividad de campañas de marketing digital.

El titular podrá aceptar, rechazar o configurar el uso de cookies a través del banner dispuesto en el sitio web, así como modificar la configuración desde su navegador en cualquier momento. La desactivación de ciertas cookies puede afectar la experiencia de navegación y el funcionamiento de algunas funcionalidades del sitio.

El uso de cookies que impliquen el tratamiento de datos personales se realizará únicamente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos: 

1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento;

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SKIN REPUBLIC, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

3. Conocer, previa solicitud dirigida a SKIN REPUBLIC o al encargado del tratamiento, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales;

4. Actualizar y rectificar sus datos personales frente a SKIN REPUBLIC o encargados del tratamiento, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error;

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos;

6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

7. Abstenerse de dar respuesta a preguntas sobre datos sensibles, o sobre datos de los niños, niñas y adolescentes.

DEBERES DE SKIN REPUBLIC EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

SKIN REPUBLIC tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, SKIN REPUBLIC, hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

SKIN REPUBLIC atenderá los deberes previstos para los responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten modifiquen, adicionen o sustituyan a saber:

• A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

• B. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

• C. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten;

• D. Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado;

• E. Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

• F. Actualizar la información, comunicando al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto a los datos suministrados;

• G. Rectificar la información incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

• H. Suministrar al Encargado únicamente datos autorizados para Tratamiento;

• I. Exigir respeto a las condiciones de seguridad y privacidad por parte del Encargado;

• J. Tramitar consultas y reclamos formulados en los términos legales;

• K. Indicar un procedimiento claro, eficaz y gratuito para atención de consultas y reclamos;

• L. Informar al Encargado cuando la información se encuentre en discusión;

• M. Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos, previa solicitud;

• N. Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones de seguridad;

• O. Cumplir instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deber de Secreto y Confidencialidad

SKIN REPUBLIC garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase de tratamiento de los datos privados, sensibles o de menores, el secreto profesional y el deber de guardar reserva incluso después de finalizada su relación con SKIN REPUBLIC. El incumplimiento será sancionado conforme al manual de trabajo y la legislación vigente.

Deberes cuando actúa como Responsable

• A. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.

• B. Informar claramente al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.

• C. Informar sobre el uso dado a sus datos personales cuando lo solicite.

• D. Tramitar consultas y reclamos según lo indicado en la política.

• E. Procurar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad.

• F. Conservar la información en condiciones seguras.

• G. Actualizar la información cuando sea necesario.

• H. Rectificar datos personales cuando sea procedente.

Deberes cuando obra como Encargado del Tratamiento

• A. Verificar que el responsable esté autorizado para suministrar los datos personales.

• B. Garantizar el ejercicio del hábeas data por parte del titular.

• C. Conservar la información bajo condiciones seguras.

• D. Realizar actualizaciones, rectificaciones o supresiones oportunas.

• E. Actualizar información reportada por el responsable dentro de 5 días hábiles.

• F. Tramitar consultas y reclamos formulados por los titulares.

• G. Registrar “reclamo en trámite” en la base de datos.

• H. Insertar “información en discusión judicial” cuando corresponda.

• I. Abstenerse de circular información bajo discusión o bloqueo legal.

• J. Permitir el acceso solo a personas autorizadas.

• K. Informar a la Superintendencia sobre violaciones de seguridad.

• L. Cumplir instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes cuando realiza el Tratamiento a través de un Encargado

• A. Suministrar al Encargado solo datos previamente autorizados.

• B. Garantizar que la información suministrada sea veraz, completa, exacta y actualizada.

• C. Comunicar novedades de datos de forma oportuna.

• D. Informar rectificaciones para que el Encargado actualice la base de datos.

• E. Exigir condiciones de seguridad y privacidad adecuadas.

• F. Informar al Encargado si la información está en discusión por parte del titular.

Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

• A. Informar sobre violaciones de seguridad y riesgos en la administración de datos.

• B. Cumplir todas las instrucciones impartidas por esta entidad.

PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS Y ÁREA ENCARGADA DE ATENDERLOS

1. Atención a peticiones. 

SKIN REPUBLIC será responsable de la atención a las peticiones de los Titulares o sus causahabientes cuando sea ella la responsable del tratamiento de los datos personales. En el correo electrónico pqr@skinrepublic.com.co y/o en el número de teléfono: 3117000310, los Titulares podrán solicitar conocer, actualizar, rectificar o suprimir alguno de sus datos o revocar la autorización para el Tratamiento de su información.

2. Derecho de Consulta

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos del SKIN REPUBLIC, para lo cual formularán una consulta que será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento consultar la información personal. 

SKIN REPUBLIC garantiza el derecho de consulta de los titulares de datos personales en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, en los siguientes términos:

a) El titular podrá consultar de manera gratuita sus datos personales una vez al mes calendario.

b) El titular podrá consultar su información cada vez que se realicen modificaciones sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de la compañía, que generen nuevas posibilidades de consulta.

c) En caso de que el titular presente consultas adicionales que superen la periodicidad establecida por la norma, SKIN REPUBLIC podrá cobrar los costos asociados a gastos de envío, reproducción y certificación de documentos, sin que en ningún caso dichos valores excedan el costo real de recuperación del material.

d) Cuando sea requerido, SKIN REPUBLIC deberá demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio el soporte de dichos gastos.

El titular podrá ejercer su derecho de acceso o consulta mediante comunicación escrita dirigida a SKIN REPUBLIC, con el asunto “Derecho de Acceso o Consulta”, a través de los siguientes canales:

• Dirección física: Cra 43A #14-57, Piso 4, Edificio Alianza/San Francisco, Medellín. 

• Correo electrónico: pqr@skinrepublic.com.co 

La solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre y apellidos del titular.

• Copia de la cédula de ciudadanía del titular (o documentos que acrediten la representación, cuando aplique).

• Objeto y fundamentos de la consulta.

• Dirección para notificaciones.

• Teléfono de contacto.

• Fecha y firma del solicitante.

• Documentos adicionales que el titular considere pertinentes.

Asimismo, el titular deberá indicar el medio por el cual desea recibir la respuesta a su consulta, ya sea mediante comunicación escrita enviada a la dirección registrada o a través de correo electrónico.

Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, SKIN REPUBLIC dará respuesta a la consulta dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En caso de no ser posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que será resuelta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

Finalmente, una vez agotado el trámite de consulta ante SKIN REPUBLIC, el titular o sus causahabientes podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, en caso de considerar que sus derechos han sido vulnerados.

3. Derecho de Reclamos o Quejas: 

Procedimiento ante Reclamos o Quejas

Los reclamos de los Titulares o sus causahabientes se tramitarán de acuerdo con las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SKIN REPUBLIC con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. En todo caso el titular o causahabiente podrá elevar las quejas ante la superintendencia de Industria y comercio tanto por consultas como por reclamos, únicamente cuando se agote la vía de trámite ante SKIN REPUBLIC.

D. Procedimiento para revocar autorización

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello SKIN REPUBLIC deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

• La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SKIN REPUBLIC deba dejar de tratar por completo los datos del titular.

• La segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados. Con esta segunda modalidad se da la revocación parcial del consentimiento, se mantiene a salvo otros fines del tratamiento que SKIN REPUBLIC de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocación de autorizaciones: 

1. La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.

2. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por SKIN REPUBLIC pqr@skinrepublic.com.co adjuntando la información anteriormente relacionada.

3. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la oficina de SKIN REPUBLIC adjuntando la información anteriormente relacionada.

4. La persona interesada en ejercer este derecho deberá, en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, SKIN REPUBLIC atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los requisitos anteriores.

Términos para la atención de Revocatorias

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

INFORMACIÓN SOBRE EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

SKIN REPUBLIC se identifica con los siguientes datos:

AVISO DE PRIVACIDAD

En los casos en los que no sea posible poner a disposición del Titular esta política para el tratamiento de datos personales, se informará por medio de un aviso de privacidad al Titular sobre la existencia de la misma y la forma de acceder de manera oportuna. 

CONSIDERACIONES ESPECIALES

SKIN REPUBLIC a través de la presente Política de Protección de Datos Personales garantizará que los únicos canales para el contacto con sus clientes y proveedores, para fines de gestión de cartera, comerciales y de mercadeo serán los que el titular ha suministrado a través de la recolección de datos que se le ha realizado, para lo cual se tendrá previa autorización expresa en dicho sentido.

Adicionalmente SKIN REPUBLIC informa mediante la presente Política que las actividades de gestión de cartera, comerciales y de mercadeo serán realizadas dentro del horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m., y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., utilizando por semana un solo canal de contacto que previamente ha sido otorgada y autorizado, además de solo contactar una vez por día a sus clientes y proveedores, para fines de gestión de cartera, comerciales y de mercadeo.

VIGENCIA

La presente Política rige a partir de su publicación, cuya fecha se indica al final de este documento. Esta Política puede ser modificada por SKIN REPUBLIC en cualquier tiempo, con la finalidad de adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a mejores prácticas que se desarrollen sobre la protección de datos personales, caso en el cual se informará oportunamente a los titulares a través de los datos de contacto autorizados por éstos, y a través del sitio web https://skinrepublic.com.co/ donde se pondrá a disposición de los titulares la versión modificada de la Política y la fecha de su entrada en vigencia. 

Fecha: 3 de enero de 2026

CMX S.A.S.